成都理工大学公文处理办法

（ 成理校发〔2014〕92号）

第一章 总 则

第一条 为使学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理条例》（中办发〔2012〕14号）、《教育部公文处理规定》（教办〔2013〕7号），结合学校实际情况，特制定本办法。

第二条 本办法适用于学校党政公文处理工作。

第三条 学校党政公文是校党委、校行政实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布制度和办法，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条 党委办公室、校长办公室主管学校党政公文处理工作，并对各单位、各部门办公室的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第七条 各单位、各部门应当高度重视公文处理工作，加强组织领导。各单位、各部门办公室负责本单位、本部门的公文处理工作，未设办公室的单位和部门应指定专人负责公文处理工作。

第八条 在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律法规、学校保密规定和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第二章 公文种类

第九条学校党政公文种类主要有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销有关单位不适当的决定事项。

（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知。适用于发布、传达要求各单位、各部门执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（八）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（九）批复。适用于答复下级单位请示事项。

（十）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

第十条 学校党政公文由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

（四）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。

（五）发文字号。发文字号由党委办公室、校长办公室确定。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。

（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（十七）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第十一条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第十二条 公文用纸幅面原则上采用国际标准A4型。

第四章 行文规则

第十三条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

严格控制公文数量。凡属以下情况的，不再制发公文：国家法律法规和党内法规已作出明确规定的；现行公文仍然适用的；就某项工作已作出安排部署、有关部门、单位已明确任务的；对工作表态、没有实质性内容、可发可不发的；只作一般性号召或者重申已有规定、要求的；使用电话、传真、邮件等其他手段可办理的。

第十四条 向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）校内各单位、各部门除党委办公室、校长办公室外不得对外正式行文。

（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

（三）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

（四）校内各单位、各部门需向上级主管部门请示、报告重大事项，应当提出倾向性意见后上报，经分管校领导同意，由主管校领导签批。请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（五）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以学校名义向上级机关负责人报送公文，不得以学校党政负责人名义向上级机关报送公文。

第十五条 向校内各单位、各部门行文，应当遵循以下规则：

（一）主送受理单位、部门，根据需要抄送相关单位、部门。重要行文应当同时抄送上级单位。

（二）党委办公室、校长办公室根据学校党委、行政授权，可以向各单位、各部门行文。

（三）中共成都理工大学纪律检查委员会、中共成都理工大学委员会保密委员会按照工作职责可以向各单位、各部门行文。成都理工大学工会委员会和共青团成都理工大学委员会根据各自所属群团组织内的有关规定行文。

（四）学校其他单位、部门原则上不能制发文件式公文。可以在各自职权范围内，以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项，就日常具体工作安排等发布通知。因特殊情况确需向学校各单位、各部门正式行文的，应当报经学校党委或行政批准，并在文中注明经学校党委或行政同意。

（五）涉及多个职能部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，学校党政责令其纠正或者撤销。

第五章 公文拟制

第十六条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十七条 公文起草应当做到：

（一）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。

（七）公文应当由掌握政策、熟悉业务、了解全局的人员负责起草。重要政策性公文应当由各单位、各部门负责人亲自起草。学校党政负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

（八）严格控制公文篇幅，倡导“短实新”文风。

第十八条 严格实行公文分级分工审核制度。

各单位、各部门报请审批的公文，由各单位、各部门负责人审核把关。

公文的内容涉及到几个部门的，由主办部门负责起草，并送相关部门会签，会签意见应当明确具体。

公文中涉及学校重大事项的，须经校务会和党委常委会同意后发文。相关事宜由主办部门负责具体协调办理。

涉密公文应当由主办单位提出密级和保密期限的初步意见后，送学校保密委办公室进行审核。

党委办公室、校长办公室审核公文文稿后，呈送校领导审批。重要公文须报学校主要领导审批。

第十九条 党委办公室、校长办公室审核公文的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。

第二十一条 学校公文应当经学校党委、行政负责人审批签发。上行文经分管校领导审核后，由学校党委、行政主要负责人签发。以学校党委名义印发的平行文、下行文由学校党委书记签发。以学校行政名义印发的平行文、下行文，重要事项和重要规范性公文由校长签发，其他公文由分管校领导签发。

以党委办公室、校长办公室名义印发的平行文、下行文一般由党委办公室、校长办公室主要负责人签发，其中，重要公文须经校领导签发或者审阅后印发。

签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署单位、部门的负责人会签。

第六章 公文办理

第二十二条 公文办理包括发文办理、收文办理和整理归档。

第二十三条 发文办理主要程序是：

（一）复核。已经学校党政负责人签批的公文，印发前党委办公室、校长办公室应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第二十四条 公文印发要保证时效性并厉行勤俭节约。公开属性为主动公开和依申请公开的，原则上以电子公文方式向各单位、各部门发送。以电子公文方式发送的公文，除印制少量存档外，不再印发纸质公文。

第二十五条 收文办理主要程序是：

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。包括公文标题、密级、收文字号、发文单位、成文日期、主送单位、收发文日期及办理情况等。

（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本单位办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本单位负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十六条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件单位机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第二十七条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及学校档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。单位负责人兼任其他单位职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职单位归档。学校有关单位制发的公文，原则上应送交至党委办公室、校长办公室备案。

第七章 公文管理

第二十八条 各单位、各部门应当建立健全本单位、部门公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第二十九条 学校党政公文由党委办公室、校长办公室统一管理。各单位、各部门公文由办公室或者专人统一管理。有关单位、部门根据实际情况建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第三十条 因工作需要查（借）阅公文时，需履行公文查（借）阅手续。查（借）阅人对公文负有安全和保密的责任。

第三十一条 对于涉密公文，应当按照所定密级（绝密、机密、秘密）严格由专人管理。

第三十二条 公文的撤销和废止，由发文单位、上级单位或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十三条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。涉密公文的销毁必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十四条 校内单位、部门合并时，全部公文应当随之合并管理；单位、部门撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。

工作人员离岗离职时，所在单位、部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。个人不得保存应该归档的公文。

第八章 培训奖惩

第三十五条 建立公文处理工作培训交流机制。将公文处理工作培训作为办公室工作人员岗前培训的必备内容，并纳入干部学习、培训工作。通过多种行之有效的方式，加强公文处理工作的交流。

第三十六条实行优秀公文评选制度，科学评价学校党政公文办理工作，并将评选情况作为单位、个人年终考评的参考。

第三十七条实行公文处理责任追究制度。有以下情形并造成不良后果的，须责令补救改正，视情予以通报，情节严重的，按有关规定予以问责。

（一）未履行审核把关职责或者审核把关不严的；

（二）未按规定时限办理，或者违反公文处理程序的；

（三）擅自行文，或者随意扩大（缩小）发送范围的；

（四）未按规定进行风险评估或者合法性审查的；

（五）涉密文件在接收、传阅、承办、归档等环节中未妥善保管的；

（六）未履行会签程序，或者会签单位存在不同意见未说明情况的；

（七）以各单位、各部门函件形式下发政策性、指令性公文等越权行文的；

（八）其他违反公文处理规定的行为。

第九章 附 则

第三十八条 学校党政公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法根据上级文件要求另行制定。

第三十九条 外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。

第四十条 本办法由党委办公室、校长办公室负责解释。

第四十一条 本办法自即日起施行。原《成都理工大学公文处理办法》（成理党发〔2011〕45号）停止执行。